<div dir="ltr">Hi Seba,<div><br></div><div>if I understood well:</div><div>Funding total request is : USD 50K</div><div><ul><li>Samm project already donated USD 10,000<br></li><li>London Chapter donated USD 7,500</li></ul></div><div>So you already have for this summit USD 17,500</div><div>Still need the following funding: USD 32,500</div><div><br></div><div>You would look for funding through:</div><div><ul><li>Other Chapters<br></li><li>Sponsors<br></li><li>Project Summit budget in EU merging with this summit<br></li></ul></div><div><br></div><div>Let's say that a total of 20K is allocated for the EU Summit</div><div>then hypothetically a total of USD  37,000 is already.</div><div><br></div><div>Funding the other USD 13K through donations, sponsorship seems realistic and reasonable within the time frame.</div><div><br></div><div>Than also means the Project Summit EU won't take place during Belfast but in this DevOpsSec summit i London</div><div><br></div><div>What I would like to know is:</div><div><ul><li>Location/Venue cost for this summit, (please choose one that makes it more affordable to be, no super fancy stuff)</li><li>IS this summit similar to the Google Mentor summit? (un-conference style) or do you have a program in mind? (for some things like working on the Wiki, Github clean up seems ok)</li><li>If project leaders will get the possibility to apply for funding as with other project summits. (Claudia and Matt have stipulated participation rules which determine who can submit a request in past summit and seems reasonable to do the same here)<br></li><li>Project leaders if they have enough budget in their project, can use them for this opportunity</li></ul><div>Cheers</div><div><br></div><div>Johanna</div><div><br></div></div><div><br></div><div>Could you confirm with me if this is correct and actually,</div><div><br></div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Mon, Dec 12, 2016 at 6:54 PM, Seba <span dir="ltr"><<a href="mailto:seba@owasp.org" target="_blank">seba@owasp.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Dear all,<div><br></div><div>We decided on the summit dates: 12-19 June 2016.</div><div>And found a really good venue in the UK.</div><div><br></div><div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">We updated the budget with the information from the latest venue quote.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">SHORT Version: <b><u>we lowered the requested seed fund to 50.000 USD and include the full repayment of the seed fund in the budget.</u></b></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><b><u><br></u></b></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><b><u><font color="#212121"><a href="https://github.com/OWASP/owasp-devseccon-summit/blob/master/Logistics/FundRequest.md" target="_blank">https://github.com/OWASP/<wbr>owasp-devseccon-summit/blob/<wbr>master/Logistics/FundRequest.<wbr>md</a> </font></u></b>is updated as well (with the link to the detailed budget).</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><br></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">DETAILS of  the updated budget:</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">We took into account the estimated number of attendees and 24h / day delegate split (60% - 40%).</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">My assumption is that everybody comes/pays for the 5 days.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">24h tickets are 992 USD for 5 days</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">day tickets are 285 USD for 5 days</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">people have to pay/arrange their own travel (less logistics for us).</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">We also assume we will get help from owasp staff, so I lowered the Org team cost.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">We currently have 17500 USD in donations. (not counting the project summit budget which logically would be transferred to this summit).</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">We lowered the estimated donations from chapters/projects to 40.000.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">The total expected spend on the venue will be about 151081.6 USD.<br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">This means<span class="m_-9027875568236986461inbox-inbox-Apple-converted-space"> </span><b class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><u class="m_-9027875568236986461gmail_msg">we need at least 45324.48 USD (30%) to reserve the venue within 2 weeks</u></b>.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><b><u>So we lowered the requested seed fund to 50.000 and include the repayment of the seed fund in the budget.</u></b></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">We think the updated budget is realistic.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">By having the majority of the people pay their own ticket, the summit should easily break even (or maybe have a surplus as seed fund for next year).</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">Timing:</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">Once we get the seed fund and reserve the venue we should start the registrations asap.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">To cover the 30% reservation fee, we must sell<span class="m_-9027875568236986461inbox-inbox-Apple-converted-space"> </span><u class="m_-9027875568236986461gmail_msg">at least 46</u><span class="m_-9027875568236986461inbox-inbox-Apple-converted-space"> </span>24h-tickets 10 weeks before the summit (3-APRIL).</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">Currency:</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">We have done the whole budgeting in USD.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">To eliminate currency risk (high) I propose we charge the tickets in GBP by wire (we have a GBP account in our Europe account).</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><br></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">As stated before - I will not be able to join the call because of the timing (midnight for me).</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">But feel free to call/connect to us beforehand (I can be reached on +32 478 504 117 - CET timezone).</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">Looking forward to a positive response and seeing you all in June for our next Summit!</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><br></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">Thank you,</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">Kind regards,</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px"><br></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg" style="color:rgb(33,33,33);font-size:13px">Seba, Dinis, Francois</div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Tue, Dec 6, 2016 at 8:22 AM Seba <<a href="mailto:seba@owasp.org" target="_blank">seba@owasp.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr" class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><div dir="ltr" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">hi,<div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">As the board meeting on 30-Nov was cancelled, I added this to the 14-dec board meeting as topic.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><a href="https://www.owasp.org/index.php/December_14,_2016" class="m_-9027875568236986461gmail_msg" target="_blank">https://www.owasp.org/index.<wbr>php/December_14,_2016</a> <br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">1) We really would like to have any <u class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><b class="m_-9027875568236986461gmail_msg">questions or concerns raised during the coming days?</b></u></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">We can then use the remaining days prior to the board call to respond to your questions and hopefully have your approval on the Dec 14th.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">2) Can the timing of the board meeting be put somewhat earlier to make it more European time-zone friendly (and maybe put this early in the agenda)? We can then participate during the call.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">We see a lot of interest and enthusiasm from people that want to participate from inside and outside our community.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Check out the list of 70+ people here <a href="http://doodle.com/poll/e8d4p955rc8guuru" class="m_-9027875568236986461gmail_msg" target="_blank">http://doodle.com/poll/<wbr>e8d4p955rc8guuru</a></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">You should probably also add the dates you could make it? </div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Kind regards,</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Seba</div></div><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><div class="gmail_quote m_-9027875568236986461gmail_msg"><div dir="ltr" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">On Mon, Nov 28, 2016 at 8:58 PM Seba <<a href="mailto:seba@owasp.org" class="m_-9027875568236986461gmail_msg" target="_blank">seba@owasp.org</a>> wrote:<br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><blockquote class="gmail_quote m_-9027875568236986461gmail_msg" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">hi Board,<div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">We have prepared extra information and our first draft budget (being reviewed by Laura/Andrew) here (and beow)- </div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><a href="https://github.com/OWASP/owasp-devseccon-summit/blob/master/Logistics/FundRequest.md" class="m_-9027875568236986461gmail_msg" target="_blank">https://github.com/OWASP/<wbr>owasp-devseccon-summit/blob/<wbr>master/Logistics/FundRequest.<wbr>md</a><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">The timing does not allow me to participate in the call (midnight for CET timezone).</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">You can contact us for any further questions or remarks.</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Hoping for an approval to push the summit forward and keep our momentum going!</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Kind regards</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Seba</div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><br class="m_-9027875568236986461gmail_msg"></div><div class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><p style="box-sizing:border-box;margin-top:0px;margin-bottom:16px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Our draft budget is available here:<span class="m_-9027875568236986461m_7489602934547980306m_3002070089376668317m_-8346346105787462433inbox-inbox-Apple-converted-space m_-9027875568236986461gmail_msg"> </span><a href="https://github.com/OWASP/owasp-devseccon-summit/blob/master/Budget/owasp-devseccon-summit-budget.xlsx" style="box-sizing:border-box;background-color:transparent;color:rgb(64,120,192);text-decoration:none" class="m_-9027875568236986461gmail_msg" target="_blank">https://github.com/<wbr>OWASP/owasp-devseccon-summit/<wbr>blob/master/Budget/owasp-<wbr>devseccon-summit-budget.xlsx</a><span class="m_-9027875568236986461m_7489602934547980306m_3002070089376668317m_-8346346105787462433inbox-inbox-Apple-converted-space m_-9027875568236986461gmail_msg"> </span>W<wbr>e will further refine and improve this together with Laura and Andrew in the coming days.</p><p style="box-sizing:border-box;margin-top:0px;margin-bottom:16px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">We already submitted the summit in OCMS. Which is being followed-up by the OWASP staff.</p><p style="box-sizing:border-box;margin-top:0px;margin-bottom:16px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Next week we will have the summit week decided (probably in June 2017) and we are currently visiting and talking with multiple venues. </p><p style="box-sizing:border-box;margin-top:0px;margin-bottom:16px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">As soon as we have the final timing we will contract the venue together with Laura, Matt and Andrew.</p><p style="box-sizing:border-box;margin-top:0px;margin-bottom:16px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Let's be clear:<span class="m_-9027875568236986461m_7489602934547980306m_3002070089376668317m_-8346346105787462433inbox-inbox-Apple-converted-space m_-9027875568236986461gmail_msg"> </span><span style="box-sizing:border-box;font-weight:600" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">we do not ask for 150 as a sunk cost or as a blank cheque</span>. We will tap into several sources of income to organize this summit:</p><ol style="box-sizing:border-box;padding-left:2em;margin-top:0px;margin-bottom:16px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><li style="box-sizing:border-box" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">people coming to the summit will be asked to cover their own travel/accommodation. We will only sponsor invited people that do not have support from their own organisation.</li><li style="box-sizing:border-box;margin-top:0.25em" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">we will ask the participating projects for seed funds: e.g. SAMM already donated 10.000 USD </li><li style="box-sizing:border-box;margin-top:0.25em" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">we will ask chapters to sponsor the summit with the budget they have available (potentially 750K+ USD)</li><li style="box-sizing:border-box;margin-top:0.25em" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">we will create sponsor packages for our regular OWASP sponsors to support this summit</li></ol><p style="box-sizing:border-box;margin-top:0px;margin-bottom:16px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">We do not expect that we will be making a profit, and that is not our goal.  But we will definitely want to break-even with the above sources of income (like we already did with the SAMM summits in previous years). We see the 150K seed fund as our "starting capital" to assure that we can book the venue and start the logistics. And, of course, we will involve you and the staff on any major steps that would impact the financial bottom-line.</p><h2 style="box-sizing:border-box;margin-top:24px;margin-bottom:16px;line-height:1.25;padding-bottom:0.3em;border-bottom:1px solid rgb(238,238,238);color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol"" class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><a id="m_-9027875568236986461m_7489602934547980306m_3002070089376668317m_-8346346105787462433inbox-inbox-user-content-what-do-we-get-out-of-this-or-what-is-our-roi" class="m_-9027875568236986461m_7489602934547980306m_3002070089376668317m_-8346346105787462433inbox-inbox-anchor m_-9027875568236986461gmail_msg" href="https://github.com/OWASP/owasp-devseccon-summit/blob/master/Logistics/FundRequest.md#what-do-we-get-out-of-this-or-what-is-our-roi" style="box-sizing:border-box;background-color:transparent;color:rgb(64,120,192);text-decoration:none;float:left;padding-right:4px;line-height:1" target="_blank"></a>What do we get out of this, or what is our "ROI"?</h2><p style="box-sizing:border-box;margin-top:0px;margin-bottom:16px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">It all starts with getting the right people together working on the right content.  So our main goal is to organize workshops, sessions & sprints at the summit driven by both DevOps and AppSec people & principles. The first list and (active) collaboration is already starting here:<span class="m_-9027875568236986461m_7489602934547980306m_3002070089376668317m_-8346346105787462433inbox-inbox-Apple-converted-space m_-9027875568236986461gmail_msg"> </span><a href="https://github.com/OWASP/owasp-devseccon-summit/tree/master/Workshops" style="box-sizing:border-box;background-color:transparent;color:rgb(64,120,192);text-decoration:none" class="m_-9027875568236986461gmail_msg" target="_blank">https://github.com/<wbr>OWASP/owasp-devseccon-summit/<wbr>tree/master/Workshops</a>.</p><p style="box-sizing:border-box;margin-top:0px;margin-bottom:16px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Our objective is to make a big impact and productivity boost on our projects and community by getting the main DevOps and AppSec people in one venue for 5 days 24/7 in "summit-mode". We are getting very positive feedback and people that indicated that they will come (see the Doodle here<span class="m_-9027875568236986461m_7489602934547980306m_3002070089376668317m_-8346346105787462433inbox-inbox-Apple-converted-space m_-9027875568236986461gmail_msg"> </span><a href="http://doodle.com/poll/e8d4p955rc8guuru" style="box-sizing:border-box;background-color:transparent;color:rgb(64,120,192);text-decoration:none" class="m_-9027875568236986461gmail_msg" target="_blank">http://doodle.com/poll/<wbr>e8d4p955rc8guuru</a>).</p><p style="box-sizing:border-box;margin-top:0px;margin-bottom:16px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg"><span style="box-sizing:border-box;font-weight:600" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">The Summit success will be measured by the impact we will make with our summit deliverables and the impact on OWASP projects & the community</span>.</p><p style="box-sizing:border-box;margin-top:0px;color:rgb(51,51,51);font-family:-apple-system,blinkmacsystemfont,"segoe ui",helvetica,arial,sans-serif,"apple color emoji","segoe ui emoji","segoe ui symbol";font-size:16px;margin-bottom:0px" class="m_-9027875568236986461gmail_msg">Seba, Dinis, Francois 27-Nov-2016</p></div></div></blockquote></div></div></blockquote></div></div></div>
</blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div>Johanna Curiel </div>OWASP Volunteer</div></div>
</div>