<div dir="ltr"><div><div><div>I like the changes here for the most part, but a couple of thoughts:<br><br></div>1) I think we need to find a way to remove the language about meetings lasting 4-6 hours.  This was fine when the meetings were quarterly, but when we switched to monthly the only lasted about an hour.  So, if we can eliminate the meeting duration from the text, I think that would be ideal.<br><br></div>2) Something that I've always wondered is what happens when a Board member does not attend 75% of the meetings?  It says that it's mandatory to attend, but what are the ramifications?  Forfeiture of their Board position and appointment of a new Director for the duration of their seat?  It may not have ever been a problem, but I witnessed it happen in our local ISSA chapter and it was incredibly frustrating to have a President in absencia and our VP basically had to step up and take on his responsibilities and we were short a Board member the whole time.  If we are making changes, I'd like to see something here to correct that as well.<br><br></div>~josh<br></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Mon, Apr 20, 2015 at 3:16 AM, Bil Corry <span dir="ltr"><<a href="mailto:bil.corry@owasp.org" target="_blank">bil.corry@owasp.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div link="blue" vlink="purple" lang="EN-US"><div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">Below is new proposed text.  I made the following changes (you can read the original <a href="https://www.owasp.org/images/9/92/April2014OWASPFoundationByLaws.pdf" target="_blank">here</a>):<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p><u></u><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><span>1.<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">    </span></span></span><u></u><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">Removed the footnotes.  They were capturing the changes, but there's a section at the end of the bylaws that already does that.  Footnote 1 on page 4 should also be removed (and added to the section at the end of the bylaws).<u></u><u></u></span></p><p><u></u><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><span>2.<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">    </span></span></span><u></u><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">Removed all references to quarterly meetings and the number of total meetings.  Instead, it now stipulates the minimum number of meetings required, but the board can determine how many meetings total are needed for the upcoming year and can now modify it as needed.<u></u><u></u></span></p><p><u></u><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><span>3.<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">    </span></span></span><u></u><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">Changed the board member attendance requirement to a percentage instead of a fixed number.<u></u><u></u></span></p><p><u></u><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><span>4.<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">    </span></span></span><u></u><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">Clarified that while the meetings are open to the public, certain portions of the meeting may be closed to just the board members and their delegates.<u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">- Bil<u></u><u></u></span></p><div style="border:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 0in 1.0pt 0in"><p class="MsoNormal" style="border:none;padding:0in"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="border:none;padding:0in"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal" style="border:none;padding:0in"><b><span style="font-size:14.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black">PROPOSED<u></u><u></u></span></b></p></div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b>SECTION 3.03 Regular Meetings.</b> The Board of Directors shall have regular meetings lasting 4 to ­6 hours as needed.  A link to the board meeting agenda’s and the historical minutes is here: <a href="https://www.owasp.org/index.php/OWASP_Board_Meetings" target="_blank">https://www.owasp.org/index.php/OWASP_Board_Meetings</a><span style="color:black">.</span>  Meetings shall be at such dates, times, and places as the Board shall determine in December of the preceding year and as amended by the Board. In no event will there be less than one meeting per quarter.  These meetings will be open to public attendance, however, certain portions of the meeting may be closed to board members  and their delegates when required for legal reasons, or to shield liability, or to handle personnel issues, or similar.  Attendance in person or virtually by board members is required at no less than 75% of the total meetings each year and shall be highly encouraged to meet in person at least once annually at a date to be announced and agreed upon.<span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u><u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><s>2 OWASP Board of Directors will hold quarterly board meetings lasting 4­6 hours each. The schedule of meetings will be set by the board in December before the year. It is likely the the board meetings will take place on Saturdays or on a dedicated day before a large OWASP conference. This change is a result of the success of the longer format board meeting and also a result of the Executive Director role that has enabled full time involvement and focus on OWASP operations. Board members must attend (in person or virtually) 3 of the 4 meetings to fulfill the attendance requirements. This will take effect in January, 2014. Changes passed August 19, 2013.<u></u><u></u></s></p><p class="MsoNormal"><s>3 “and shall be highly encouraged to meet in person at least once annually at a date to be announced and agreed upon” amendment to document passed June 10, 2013.</s><s><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u><u></u></span></s></p><div style="border:none;border-bottom:solid windowtext 1.0pt;padding:0in 0in 1.0pt 0in"><p class="MsoNormal" style="border:none;padding:0in"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p></div><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Arial","sans-serif";color:black"><u></u> <u></u></span></p><p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"">From:</span></b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif""> <a href="mailto:owasp-board-bounces@lists.owasp.org" target="_blank">owasp-board-bounces@lists.owasp.org</a> [mailto:<a href="mailto:owasp-board-bounces@lists.owasp.org" target="_blank">owasp-board-bounces@lists.owasp.org</a>] <b>On Behalf Of </b>Josh Sokol<br><b>Sent:</b> Saturday, April 04, 2015 7:55 AM<br><b>To:</b> Tobias<br><b>Cc:</b> OWASP Foundation Board List<br><b>Subject:</b> Re: [Owasp-board] Proposed change to Section 3.03 of the bylaws<u></u><u></u></span></p><div><div class="h5"><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p>Can we adjust wih Bil's suggestion and re-propose?  <u></u><u></u></p><p>~josh<u></u><u></u></p><div><p class="MsoNormal">On Apr 4, 2015 12:48 AM, "Tobias" <<a href="mailto:tobias.gondrom@owasp.org" target="_blank">tobias.gondrom@owasp.org</a>> wrote:<u></u><u></u></p><div><div><p class="MsoNormal">I second the proposed change.<br><br>Any discussion? <br><br>Best regards, Tobias<br><br><br><br>On 26/03/15 03:25, Jim Manico wrote:<u></u><u></u></p></div><blockquote style="margin-top:5.0pt;margin-bottom:5.0pt"><div><div><div><div><p style="background:white"><b><span style="font-family:"TimesNewRomanPS","serif"">I propose we change section 3.03 of the bylaws to reflect our return to monthly meetings:</span></b><u></u><u></u></p><div><div><div><div><p style="background:white"><span style="font-family:"TimesNewRomanPS","serif"">SECTION 3.03 Regular Meetings. </span><span style="font-family:"TimesNewRomanPSMT","serif"">The Board of Directors shall have regular meetings quarterly lasting 4­6 hours as needed.</span><span style="font-size:8.0pt;font-family:"TimesNewRomanPSMT","serif"">2 </span><span style="font-family:"TimesNewRomanPSMT","serif"">A link to the board meeting agenda’s and the historical minutes is here: <span style="color:#0f54cc"><a href="https://www.owasp.org/index.php/OWASP_Board_Meetings" target="_blank">https://www.owasp.org/index.php/OWASP_Board_Meetings</a> </span>Meetings shall be at such dates, times, and places as the Board shall determine in December of the preceding year. These meetings will be open to public attendance. Attendance in person or virtually by board members is required at <b>no less than 3 of the 4 quarterly meetings per year</b> and and shall be highly encouraged to meet in person at least once annually at a date to be announced and agreed upon.</span><span style="font-size:8.0pt;font-family:"TimesNewRomanPSMT","serif""> </span><u></u><u></u></p></div></div></div></div><p style="background:white"><span style="font-family:"TimesNewRomanPSMT","serif"">To:</span><u></u><u></u></p><div><div><div><div><p style="background:white"><span style="font-family:"TimesNewRomanPS","serif"">SECTION 3.03 Regular Meetings. </span><span style="font-family:"TimesNewRomanPSMT","serif"">The Board of Directors shall have regular meetings quarterly lasting 4­6 hours as needed.</span><span style="font-size:8.0pt;font-family:"TimesNewRomanPSMT","serif"">2 </span><span style="font-family:"TimesNewRomanPSMT","serif"">A link to the board meeting agenda’s and the historical minutes is here: <span style="color:#0f54cc"><a href="https://www.owasp.org/index.php/OWASP_Board_Meetings" target="_blank">https://www.owasp.org/index.php/OWASP_Board_Meetings</a> </span>Meetings shall be at such dates, times, and places as the Board shall determine in December of the preceding year. These meetings will be open to public attendance. Attendance in person or virtually by board members is required at <b>no less than 9 of the 12 monthly meetings per year</b> and and shall be highly encouraged to meet in person at least once annually at a date to be announced and agreed upon.</span><span style="font-size:8.0pt;font-family:"TimesNewRomanPSMT","serif""> </span><u></u><u></u></p></div></div></div></div></div></div></div></div><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt"><u></u> <u></u></p><pre>_______________________________________________<u></u><u></u></pre><pre>Owasp-board mailing list<u></u><u></u></pre><pre><a href="mailto:Owasp-board@lists.owasp.org" target="_blank">Owasp-board@lists.owasp.org</a><u></u><u></u></pre><pre><a href="https://lists.owasp.org/mailman/listinfo/owasp-board" target="_blank">https://lists.owasp.org/mailman/listinfo/owasp-board</a><u></u><u></u></pre></blockquote><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p></div><p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12.0pt"><br>_______________________________________________<br>Owasp-board mailing list<br><a href="mailto:Owasp-board@lists.owasp.org" target="_blank">Owasp-board@lists.owasp.org</a><br><a href="https://lists.owasp.org/mailman/listinfo/owasp-board" target="_blank">https://lists.owasp.org/mailman/listinfo/owasp-board</a><u></u><u></u></p></div></div></div></div></div></blockquote></div><br></div>