Tom, although I'm the first to want more automation on OWASP and there is a lot of potential on CRM solutions, I think you are massively underestimating the complexity of those 140 emails and overestimating what can be automated.<div>
<br></div><div>Our community is very wide and Kate, Alison and Paulo get bombarded with requests that go from micro issues ("Hey I can't edit the website" -> Answer = "Have you tried to log in?") to structural/key issues ("Hey what is the OWASP strategy and rules for Sponsorships/Certifications/Conferences, etc..?"). Some answers are quick, others are complex, BUT all need an answer since that is part of what is keeping OWASP alive at the moment.</div>
<div><br></div><div>I know that there are a lot of gains that can be achieved by outsourcing (Elance.com) or automating (Salesforce) our admin tasks, but given the complexity of our community and how we are set-up, it is hard to create decent briefs.</div>
<div><br></div><div>I'm also of the view that any change at this stage at OWASP has to be done organically. I.e. there is enough space at OWASP to try new ideas and we are fast in adopting what works, so in this case, although there is a lot of potential in CRM solutions they need to organically 'earn their space' :)<br clear="all">
<br>Dinis Cruz<br><br><br><div class="gmail_quote">On 4 November 2010 18:41, Tom Brennan - OWASP <span dir="ltr"><<a href="mailto:tomb@owasp.org">tomb@owasp.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex;">
<div class="gmail_quote">I thought I said naked?  ;)</div>
<div class="gmail_quote"> </div>
<div class="gmail_quote">Concerning membership management - adding operational additional employee costs to OWASP Foundation is a concern of mine --  I would rather see a investment in our existing CRM <a href="http://www.salesforcefoundation.org/products/nonprofit_starter_pack" target="_blank">http://www.salesforcefoundation.org/products/nonprofit_starter_pack</a> system to deal with membership management, eliminate cevent and provide detailed management and reporting for back office tasks such as case management website inquires, project management etc..(all well within scope of this platform btw)  We have a extremely powerful platform deployed currently however I am a bit side tracked with my new company to invest what I estimate is another 80 hrs in this project at this time. I have spoken to (2) firms 1.  <a href="http://www.cleartask.com/index_page" target="_blank">http://www.cleartask.com/index_page</a> 2. <a href="http://www.teamheller.com/" target="_blank">http://www.teamheller.com</a> firms about our needs and they can help out at a discounted rate.   </div>


<div class="gmail_quote"> </div>
<div class="gmail_quote">The 140 emails example should be a written form inquiry on the <a href="http://owasp.org" target="_blank">owasp.org</a> website concerning category and needthat is tracked,  assigned and managed to completion - I agree that <a href="mailto:owasp@owasp.org" target="_blank">owasp@owasp.org</a> is a really bad way to try to run this .org </div>


<div class="gmail_quote"> </div>
<div class="gmail_quote">So I suggest instead of a quick vote email that you join us at the OWASP DC meeting and we talk over what we have, what we need to run OWASP foundation efficiently in project management,public relations, etc..etc..  this item in depth for the Nov meeting (BTW what time, location are we doing that?)   2011 budget can the be reviewed to see if we can accommodate it with outsourcing, subcontracting, in-sourcing with worldwide resources.</div>


<div class="gmail_quote"> </div><font color="#888888">
<div class="gmail_quote">-Tom</div></font><div><div></div><div class="h5">
<div class="gmail_quote"> </div>
<div class="gmail_quote"> </div>
<div class="gmail_quote">On Thu, Nov 4, 2010 at 1:49 PM, Kate Hartmann <span dir="ltr"><<a href="mailto:kate.hartmann@owasp.org" target="_blank">kate.hartmann@owasp.org</a>></span> wrote:<br>
<blockquote style="border-left:#ccc 1px solid;margin:0px 0px 0px 0.8ex;padding-left:1ex" class="gmail_quote">
<div lang="EN-US" vlink="purple" link="blue">
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:'Times New Roman', 'serif';font-size:12pt">I would like to ask you to approve the addition of a part time OWASP administration person to our team.  </span></p>


<p class="MsoNormal"><span style="font-family:'Times New Roman', 'serif';font-size:12pt"> Since I started in 2008, we have gone from approximately 175 individual members to over 1000 individual members.  We had 4 conferences in 2007 and had at least 15 events globally in 2010.  We have added global committees to help us address our collective priorities.  We have increased the size of the Foundation board to 7.  We have added at least 30 chapters. We have increased global awareness and size, but not the infrastructure.</span></p>


<p class="MsoNormal"><span style="font-family:'Times New Roman', 'serif';font-size:12pt"> Until recently, I’ve been able to keep on top of things, but it is becoming more and more difficult.  I receive over 130 emails/day that require some sort of follow up.  While preparing for AppSec US in NYC, Tom Brennan illustrated the volume by saying, “you get up, get a cup of coffee and open your computer.  Next thing you know, it’s 4pm, your coffee is cold and you’re still in your bathrobe.”   </span></p>


<p class="MsoNormal"><span style="font-family:'Times New Roman', 'serif';font-size:12pt"> Alison did an AWESOME job while I was out.  With the rush of 3<sup>rd</sup> and 4<sup>th</sup> quarter events, I know that she was instrumental in in the processes for LASCON and AppSec DC.  I had an out of office message up and lots of the questions went to her.  Lots of individuals decided to wait, though.</span></p>


<p class="MsoNormal"><span style="font-family:'Times New Roman', 'serif';font-size:12pt"> In any case, we are growing and I’m afraid I am “The single point of failure.”  If I miss something or have to prioritize based on time sensitivity, it becomes obvious.  I want to be able to maintain the positive image of the Foundation.</span></p>


<p class="MsoNormal"><span style="font-family:'Times New Roman', 'serif';font-size:12pt"> While I believe there is enough work for each committee to have their own administrative assistant, I think that a single, part time person to work on the administrative details for the membership committee would be a great place to start.  Membership kits, shipping, follow up reminders, telephone calls, corporate supporter items, data entry, etc.  Membership is currently the most labor intensive process we have.  I have been working on changing that process, but the effort gets derailed by the tasks.</span></p>


<p class="MsoNormal"><span style="font-family:'Times New Roman', 'serif';font-size:12pt"> The cost would be approx. $1200/month ($15/hr at 20 hrs/week).  I have a tentative job description attached.  I have had several people indicate they would be interested in something like this, so the question becomes who to pick.</span></p>


<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal">Kate Hartmann</p>
<p class="MsoNormal">Operations Director</p>
<p class="MsoNormal">301-275-9403</p>
<p class="MsoNormal"><a href="http://www.owasp.org/" target="_blank">www.owasp.org</a> </p>
<p class="MsoNormal">Skype:  Kate.hartmann1</p>
<p class="MsoNormal"> </p></div></div></blockquote></div><br>
</div></div></blockquote></div><br></div>