For single-chapter events there would be two "buckets" each with a target amount of the chapter budget.  For multi-chapter events we just add more buckets for the additional chapter budgets.  Once a chapter bucket is full, they stop earning money from the event and the remaining amount goes to the Foundation.  This ensures that the Foundation and the Chapter earn money from the event at an equal rate.  Your example of how the funds would get split is correct.<br>
<br>Budgets are only necessary if a chapter wants to receive money from an event or if they have more than $5,000 in their bank account at the end of the year.  This was requested by the Board in the guiding objective which states "We would like some sort of annual review, requirements, or rules to address the issue of stale chapter funds in excessive amounts" as well as "We would like some periodic recap on funds spent by chapters to help ensure funds are appointed on items aligned with the OWASP Mission".  Yes, this does add some additional operational work for our committee.<br>
<br>~josh<br><br><div class="gmail_quote">On Tue, Mar 13, 2012 at 1:19 PM, Seba <span dir="ltr"><<a href="mailto:seba@owasp.org">seba@owasp.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
can you explain:<div class="im"><div>"Profit will be split 50/50 between the foundation and the chapter up until the chapter has received an amount equal to the chapter annual budget amount"</div></div><div>My understanding is:</div>
<div>
if in belgium we have an annual budget of € 10000, and we organize an event with income resulting in a e.g. € 25000 the split would be € 15000 to the foundation and €10000 to the chapter?<br><br>a general remark: it seems we are loading a lot of operational work on the committee in reviewing local budgets?</div>

<div><br></div><div>--seba<br><div class="gmail_quote"><div><div class="h5">On Tue, Mar 13, 2012 at 6:11 PM, Josh Sokol <span dir="ltr"><<a href="mailto:josh.sokol@owasp.org" target="_blank">josh.sokol@owasp.org</a>></span> wrote:<br>
</div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div><div class="h5">
Please discuss.  We will be taking this to a committee vote for approval at the next Chapter Committee meeting next Monday, March 19th.  Please be sure to send me and Sarah your vote before that deadline if you will be unable to attend the meeting.  Thank you.<span><font color="#888888"><br>


<br>~josh</font></span><div><div><br><br><div class="gmail_quote">On Tue, Mar 13, 2012 at 12:05 PM, Sarah Baso <span dir="ltr"><<a href="mailto:sarah.baso@owasp.org" target="_blank">sarah.baso@owasp.org</a>></span> wrote:<br>

<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
<p class="MsoNormal">Global Chapters Committee,</p><p class="MsoNormal">(Note: same email send to Conference Committee on separate thread)</p><p class="MsoNormal"> </p><p class="MsoNormal">In response to the guiding objectives by the board, the Conferences and Chapter Committee Chairs have worked together to formulate some policy changes that we believe will meet the direction of the board while allowing chapters and the foundation to grow and innovate.  These points have been discussed at length and now we wish to hear your input on the matter.  We have agreed on the outlined plan below and as a result each of us will not make comments here past clarifications to any questions any of you have to the proposed policy.  We would like to cap the debate on this topic and take the following to a committee vote on Monday, March 19th using a majority approval rule for both committees in order to meet the board's 45 day deadline.</p>





<p class="MsoNormal"> </p><p class="MsoNormal">The Global Chapters Committee shall:</p><p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Manage all chapter meetings or trainings that do not charge a fee for admission.</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Establish an annual budget process for all chapters</p><p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>At the end of each calendar year, a chapter with more than $5,000 in it's bank account must submit a budget to be reviewed by the Global Chapters Committee to justify the rollover of any funds beyond that amount.  In the event that the chapter does not submit a budget for the remaining funds or if any unbudgeted funds remain after December 31, the chapter will be given one month to determine another OWASP Chapter, Committee, or Project to allocate the unused funds toward.  If no designations are made before February 1, then all unused funds will be transferred to the OWASP Foundation main account.</p>





<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Any chapter with more than $10,000 must also obtain Board approval for their annual budget.</p><p class="MsoNormal">
○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Chapters Committee will maintain "official" budgets on the wiki or via google docs where they are accessible to all OWASP participants.</p>





<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Chapters Committee will update Chapter 4 - Section 7 of the Chapter Handbook with the new budget policy.</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Establish by June 1st chapter spending guidelines (These should be under Chapter 4 - Section 7.1 of the Chapter Handbook)</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Have the responsibility and authority for supporting and managing all chapter meetings</p><p class="MsoNormal">
○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Chapter Handbook authored by the Global Chapters Committee shall serve as the single point of truth for all chapter policies</p><p class="MsoNormal">





○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Chapters Committee shall set all chapter policies</p><p class="MsoNormal"> </p><p class="MsoNormal">The Global Conferences Committee shall:</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Manage all events that charge a fee for admission (voluntary donations exempted) and any free event determined by the organizer to be a conference versus a chapter meeting</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Have the responsibility and authority for supporting and managing all events</p><p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Conferences Committee has the responsibility for procuring and managing centralized assets such as, but not limited to registration tools and financial management tools</p>





<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Conferences Committee policy page shall serve as the single point of truth for all event policies</p><p class="MsoNormal">





○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Conferences Committee shall set all event policies with the exception of the profit sharing policy which requires the concurrence of the majority of the Global Chapters Committee to be modified.</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The OWASP Event Management System (formerly OCMS) will serve as the single point of truth for OWASP events, AND will provide functionality to track chapter meetings in the next release</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Conferences Committee will revisit current event definitions and include clear, objective definitions of event types as well as the anticipated support level from the foundation.  These must be approved by June 1st.</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Conferences Committee will take a more active, direct role in the planning the marquee foundation events (currently defined as Global AppSec Events) including having a representative serve as Chair for these events.  (For this, Global Conferences Committee will require a full time support asset to handle the additional event coordination.  Without these additional resources the conferences committee can not take on this added responsibility and will maintain an advisory/oversight role)</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Any and all event policies in effect at the time of event approval shall apply to the event without modification unless a specific requirement to do so is set by the Board.</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Conferences Committee will implement a policy for managing all event funds through the foundation</p><p class="MsoNormal">





○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The OWASP foundation will provide all "seed funds" needed for events up to the approved event budget and beyond with Global Conferences Committee approval</p>





<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Conferences Committee shall be responsible for the review, approval and signature of all contracts related to events</p>





<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Conferences Committee may provide an exception for events with extraordinary circumstances</p><p class="MsoNormal">





○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Any event using the OWASP brand not using the Foundation to process it's finances will be in violation of OWASP brand usage rules and will be referred to the Board for action</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Conferences Committee will set the following branding rules except where it is unreasonable to do so</p>
<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>All events must use "OWASP" in their title, such as "OWASP's AppSec XYZ"</p><p class="MsoNormal">





○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Events may use their own logos so long as they include the OWASP wasp (The Global Conferences Committee will manage logo approvals), color palate is optional</p>





<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The OWASP logo must be present on all websites/materials, except where it is unreasonable to do so</p><p class="MsoNormal">





○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>A link back to <a href="http://owasp.org/" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">owasp.org</a> must be present on all websites/materials except where it is unreasonable to do so</p>





<p class="MsoNormal">●<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>The Global Conferences Committee sets the following event profit sharing model for all events:</p><p class="MsoNormal">





○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>At the time of approval, the Global Conferences Committee will record the chapter's current annual budget expenditures (referred to as chapter annual budget)</p>





<p class="MsoNormal"><span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">                                          </span>■Chapters that do not have approved budgets shall have the chapter annual budget value set to $0</p>





<p class="MsoNormal"><span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">                                          </span>■It is the responsibility of the chapter to plan ahead appropriately to get this budget through the Global Chapters Committee approval process if they intend to use the event to generate chapter revenue</p>





<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Profits are all monies collected for the event (regardless of source) above the direct expenditures for the event</p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">                                          </span>■Any membership registrations as result of an event will be handled per Global Membership Committee policy and are not considered in this equation</p>





<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Profit will be split 50/50 between the foundation and the chapter up until the chapter has received an amount equal to the chapter annual budget amount</p>





<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>After the chapter has received an amount equal to the chapter annual budget the Foundation shall receive 100% of the remaining profits.</p>





<p class="MsoNormal">○<span style="font-family:'Times New Roman';font-size:7pt">      </span>Any Event Losses shall be the responsibility of the Foundation</p><span><font color="#888888"><div><span style="line-height:6px"><br>



</span></div><div><span style="line-height:6px"><br></span></div><div>Sarah Baso on behalf of Mark Bristow and Josh Sokol</div><div><br></div>-- <br><div><div style="text-align:left">OWASP Operational Support:</div></div>



<div style="text-align:left">Conference Logistics & Community Relations</div><div style="text-align:left"><br>

</div>Dir: <a href="tel:312-869-2779" value="+13128692779" target="_blank">312-869-2779</a><br><div>skype: sarah.baso<br></div><br>
</font></span></blockquote></div><br>
</div></div><br></div></div>_______________________________________________<br>
Global_chapter_committee mailing list<br>
<a href="mailto:Global_chapter_committee@lists.owasp.org" target="_blank">Global_chapter_committee@lists.owasp.org</a><br>
<a href="https://lists.owasp.org/mailman/listinfo/global_chapter_committee" target="_blank">https://lists.owasp.org/mailman/listinfo/global_chapter_committee</a><br>
<br></blockquote></div><br></div>
</blockquote></div><br>